Come neutralizzare il più insidioso ladro del tempo: la “sindrome da posta elettronica in arrivo”

Nell’ultimo articolo ti ho parlato di come passare continuamente da un’attività all’altra riduca la tua efficacia. Se te lo sei perso lo trovi qui. In questo articolo vediamo invece un semplice e pratico metodo per gestire la tua casella di posta elettronica in modo che diventi un tuo prezioso alleato, anziché un tuo nemico. Al termine sarai in grado di combattere la “sindrome da posta elettronica inevasa” ed evitare le perdite di tempo senza diminuire la tua efficacia.

Il sistema è di David Allen, autore del libro “Getting things done” (lo trovi anche in italiano con il titolo “Detto, Fatto!“). Il suo consiglio per una ottimizzazione del tempo nella gestione delle mail può essere riassunto in due step:

Step n. 1: Crea nel programma di posta elettronica che usi 3 cartelle:

– “Azione”: questa cartella conterrà le mail che richiedono più di 2 minuti per rispondere;

– “Informazione”: metti qui dentro tutte le mail contenenti informazioni importanti per il tuo lavoro che puoi leggere con calma;

– “In attesa”: questa cartella conterrà invece tutte le mail che tu hai inviato e per le quali sei in attesa di risposta.

Rispondi subito a tutte le mail che richiedono meno di 2 minuti, tutte le altre…cancellale! Se ti assale l’ansia solo all’idea, anziché cancellarle mettile in un’altra cartella e chiamala “Archivio”. Vedrai che le cancellerai con calma fra qualche giorno 😉

Step n.2:  controlla la posta solo a orari prefissati (ad es. 9:00 – 11:00 – 14:00 – 16:00). Se hai paura di dimenticarti mettiti la sveglia sul telefono.

Un consiglio: prova a rendere questo metodo di classificazione un’abitudine mentale e utilizzalo per gestire anche le comunicazioni “social” (Facebook, Twitter, Google+, Instagram, ecc…) che, ad oggi, rischiano di farci pagare pesantemente dazio in termini di switching cost.

Oggi voglio premiare la tua costanza nel leggere i miei articoli suggerendoti un sito nel quale puoi trovare diversi videocorsi, anche gratuiti, che possono fornirti strumenti e spunti di riflessione da inserire nella tua “cassetta degli attrezzi” virtuale.

Il sito in questione è Coursera e vi troverai che il corso “Work smarter not harder – Little Tips That Make a Big Impact”. Si tratta di un videocorso gratuito, dal quale ho tratto anche il piccolo esercizio sulla produttività che ti ho proposto nel precedente articolo. Ah dimenticavo: è in inglese. Ma ora che hai più tempo libero puoi investirlo per impararlo, giusto?!  😉

Prima di salutarti, un’ultima riflessione:

se avessi tutto il tempo del mondo a disposizione, come lo impiegheresti?

Inizia a porti questa semplice e (apparentemente) innocua domanda, sulla quale tornerò nel prossimo articolo dove troverai un’attività divertente che può farti svoltare nel processo di definizione dei tuoi obiettivi personali. Non perdertelo!

Prima di salutarti, ti ricordo che puoi:

  1. lasciare un tuo commento qui sotto e/o condividere l’articolo;
  2. non fare nulla e ritrovarti, fra un anno, esattamente dove ti trovi adesso. Solo…un anno più vecchio! 😉

A presto!

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