30 secondi per scoprire perché “fare più cose assieme” non funziona. Neanche se sei una donna. E 2 mosse per correre ai ripari.

Nell’articolo dedicato ai criteri da seguire per una efficace ed efficiente definizione degli obiettivi personali, suggerivo di scegliere UN aspetto della tua vita e dedicarti solo a quello. Immagino che questo possa creare qualche scompenso, in particolare a quelli che si illudono di incrementare la loro efficacia facendo più cose alla volta. E non è un caso se uso il termine “illudono”. Ecco perché.

Per un momento molla le 12 cose che stai facendo, prendi un foglio di carta, una penna e un timer (quello che hai nel tuo telefono va benissimo) e disegna una tabella composta da 3 colonne e 11 righe. In testa alla 3 colonne scrivi “compito 1”, “compito 2” e “compito 3”. Il risultato dovrebbe essere più o meno questo:

Esempio di tabella

 

Prima di iniziare, lascia che ti spieghi cosa dovrai fare. E, soprattutto, non fare nulla finchè non leggi “via!” 🙂

Il gioco è semplice. Prevede che tu scriva, nel tempo assegnato di 15 secondi:

  • nella prima colonna a sinistra (quella con l’intestazione “compito 1”) le lettere dell’alfabeto dalla “A“ alla “L”
  • nella seconda colonna, quella centrale con scritto “compito 2”, i numeri dal 1 al 10;
  • nella terza colonna, quella di destra con scritto “compito 3”, i numeri romani da I a X.

L’obiettivo finale al quale mirare è questo:

sempio di tabella compilata

Facile no?! Giusto per rendere il compito più “sfidante”, avrai a disposizione solo 15 secondi per completarlo.

Ti sembrano troppo pochi? Non ti preoccupare, avrai due possibilità.

Iniziamo con la prima: in questo caso compila la tabella con i dati richiesti per riga. Ovvero scrivi prima A, poi 1, poi I, passa alla riga successiva e scrivi B, poi 2, poi II e così via.

Questo video ti mostra come procedere:

Ora setta il timer sui 15 secondi e…via!

Com’è andata?

Ok, proviamo con la seconda possibilità. Disegna una nuova tabella vuota e questa volta compila per colonna. Ovvero scrivi prima tutte le lettere, poi passa ai numeri e termina con i numeri romani. In pratica, come nel video di esempio qui sotto:

Setta di nuovo il timer su 15 secondi e…via di nuovo!

Ora confronta il risultato che hai ottenuto prima con quello che hai ottenuto adesso.

Noterai che nel secondo caso, pur non avendo comunque portato a termine tutti e tre i compiti, hai ottenuto risultati migliori.

Questo perché non hai sofferto dello “switching cost”, cioè il prezzo che il tuo cervello paga per passare da un tipo di compito ad un altro. Il piccolo gioco che hai appena svolto è tratto dal libro di David Allen “Gettings Things Done”.

E quindi…Come organizzare tutto quello che c’è da fare per ottimizzare il tempo?

    1. Raggruppa tutti i compiti che devi svolgere nell’arco di una giornata per tipologia. Ad es. rispondere alle mail, stendere una relazione, preparare i preventivi, ecc…
  1. Attribuisci a ciascuno una priorità.

In questo articolo ti mostro come applicare questo principio nella gestione delle tue mail. 

Prima di salutarti, ti ricordo che puoi:

  1. lasciare un tuo commento qui sotto e/o condividere l’articolo;
  2. non fare nulla e ritrovarti, fra un anno, esattamente dove ti trovi adesso. Solo…un anno più vecchio! 😉

A presto!

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