Feedback infallibili per Manager

Molti Manager lo confondono con la “critica costruttiva”. Altri con lo “scambio di opinioni”. Un feedback veramente infallibile (e comodo) per te e costruttivo per i tuoi collaboratori è basato su due aspetti: 

Vediamoli nel dettaglio.

Oggettività

Parti dal presupposto che la performance non è un opinione: è un risultato misurabile. Un paradosso nel quale i manager cadono è basare il colloquio non sulle performance ma sulle loro opinioni riguardo alle performance.

Questo porta il colloquio su binari soggettivi: se il confronto anziché essere basato su fatti è basato su opinioni o punti di vista circa i fatti, l’unica strada da seguire sarà quella di cercare di persuadere il collaboratore a capire perché, secondo il nostro punto di vista, lui non sta performando bene, ponendo in collaboratore sulle difensive.

Invece le performance devono essere prima di tutto semplicemente misurabili.

Durante un feedback non è importante la tua prospettiva, sono importanti i fatti.

Struttura

Se vuoi dare un feedback su un’area di miglioramento ci sono 6 elementi chiave dai quali non puoi prescindere:

1. Analisi: quali sono i fatti correlati alle performance del collaboratore?

Non ha portato a termine qualcosa, non ha raggiunto un obiettivo in termini numerici, temporali, di persone con le quali ha parlato, di risultati che ha ottenuto. Quindi la prima cosa da chiarire è: quali sono i fatti dei quali vuoi parlare con il tuo collaboratore?

2. Impatto: qual è l’impatto di questo gap di performance sul collaboratore stesso, sul team e sull’organizzazione?

3. Punto di vista: dare al collaboratore la possibilità di esprimere la propria prospettiva. È la parte che i manager sopportano meno in quanto c’è la possibilità che i collaboratori assumano un atteggiamento difensivo, spostando il colloquio su binari soggettivi.

Come mantenere il confronto su binari oggettivi e costruttivi?

Ti faccio un esempio: supponiamo che tu abbia chiesto al collaboratore una penna blu e lui ti abbia portato una penna verde.

La tua domanda, per essere centrata sui fatti, è “perchè non mi hai portato una penna blu?”.

E il tuo collaboratore può rispondere che la penna verde scrive in modo più fluido, è un colore più facile da vedere su un foglio bianco e che secondo il suo punto di vista la penna verde è meglio di quella blu.

Ma tu non hai bisogno di discutere se la penna verde sia o meno migliore di quella blu: hai bisogno di sapere perchè non ti abbia portato la penna blu che gli avevi chiesto.

In questo modo riuscirai a tenere i binari del confronto sui fatti e non sulle opinioni.

4. Conseguenze: definire che cosa accadrà se il comportamento non verrà modificato. “Se la prossima volta che chiedo una penna nera me ne porta di nuovo una arancio…”.

L’importante è definire prima che cosa accadrà se non verrà raggiunto l’obiettivo o non verrà attuato lo standard di comportamento previsto.

5. Documentare: mettere per iscritto gli accordi presi. E’ sufficiente una mail al collaboratore che riepiloghi ciò di cui avete parlato (le sue performance, l’impatto delle sue performance, cosa succede se non cambia, l’accordo preso), in modo che non possano esserci malintesi o fraintendimenti.

6. Follow-up: stabilisci almeno un altro incontro con il collaboratore in data e ora precise in occasione del quale verificare la messa in pratica del piano d’azione o i progressi nel raggiungimento dell’obiettivo stabilito. Se i collaboratori sanno che ci sarà un incontro successivo (definito in giorno e ora precisi) saranno più portati a perseguire quanto stabilito.

Complicato?

Se ritieni che tutto questo comporti un dispendio di energie troppo oneroso, prova a pensare quanto ti costerà nel futuro non dare feedback di miglioramento ai tuoi collaboratori.

What’s next?

Nel prossimo articolo vedremo la differenza fra un approccio manageriale ed uno più orientato al coaching quando i tuoi collaboratori non raggiungono gli obiettivi.

Non mi resta che salutarti e invitarti ad esprimere considerazioni o eventuali dubbi nei commenti qui sotto. Oppure condividere questo articolo con chi ritieni possa esserne interessato.

A presto!

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